Wir freuen uns auf unsere One Team Experience und unser großes Wiedersehen am 14. Juni 2024 in Hamburg. Im Folgenden findet Ihr alle wichtigen organisatorischen Hinweise rund um unser Event.
Location:
Wir treffen uns in der Barclays Arena für unsere Tages- und Abendveranstaltung.
Adresse:
Barclays Arena
Sylvesterallee 10
22525 Hamburg
Zufahrt zur Arena über Hellgrundweg 50
Anreise:
Shuttle-Busse:
Von jedem unserer OTE-Hotels sowie von unserer Geschäftsstelle fahren Euch Shuttle-Busse zu unserer Eventlocation. Bitte beachtet, dass Ihr ein Shuttle über Eure Anmeldung gebucht haben müsst.
Bitte haltet Euch ab 12:30 Uhr zur Abholung durch die Busse bereit. Denkt bei Eurer Anreise daran, genügend Zeit für den Check-in im Hotel einzuplanen.
Die Abfahrtszeiten werden wir nach Anmeldeschluss festlegen und in der Übersicht für Euch hinterlegen.
Bitte seid pünktlich zur Abholzeit vor Ort, da die Busse nicht warten können.
Für alle, die mit dem Auto anreisen:
Für Selbstfahrer sind Parkplätze eingerichtet. Bitte gebt bei Eurer Anmeldung unbedingt an, ob Ihr selbst mit dem Pkw kommt und einen Parkplatz benötigt. Das ist wichtig für die Planung der Parkflächen.
Uns stehen die Parkplätze BLAU zur Verfügung.
Behindertenparkplätze sind in direkter Nähe vorhanden.
Zieladresse für das Navi: Hellgrundweg 50, 22525 Hamburg
Codewort: OTE24
Für alle, die mit Bus und Bahn anreisen:
Ab Hamburg Hauptbahnhof (S-Bahn) mit der S3 Richtung Pinneberg oder der S5 Richtung Elbgaustraße bis Haltestelle Stellingen/Arenen.
Mit dem Metrobus:
Linie 22 (S-Blankenese – U-Kellinghusenstraße), Haltestelle Hellgrundweg/Arenen
Linie 180 (S-Holstenstraße – S-Stellingen/Arenen), Haltestelle Am Volkspark
Übernachtung:
Bitte bucht Euer Hotelzimmer für die #ote2024 nicht selbstständig über NEO Travel, sondern ausschließlich über unsere Teilnehmermanagementplattform. Im Juni 2024 finden auch einige Fußball-EM-Spiele in Hamburg statt. Wir haben deshalb schon frühzeitig Beherbergungsverträge mit mehreren Hotels für unser Event geschlossen, um ausreichend Zimmer zur Verfügung zu haben.
Auf diese Häuser zurückzugreifen ist wichtig für unsere Logistik, insbesondere die Shuttle-Planung für über 2.500 Personen! Übernachtungskosten, die dadurch entstanden sind, dass Ihr in einem anderen als den genannten Hotels übernachtet habt, werden nicht erstattet, da sie für den 14. auf den 15. Juni zentral bezahlt werden. Unrichtige Übernachtungskosten werden deshalb in SAP Concur per Default abgelehnt.
Hamburger Kolleginnen und Kollegen können ebenfalls ein Zimmer buchen, sofern sich ihr Wohnort mehr als 35 km außerhalb Hamburgs befindet.
Vorübernachtungen oder Verlängerungsnächte über den 14. Juni 2024 hinaus werden nicht über die Teilnehmermanagementplattform gebucht.
Check-in Hotel:
Die Hotels setzen natürlich alles daran, dass die Zimmer so frühzeitig wie möglich bezogen werden können. Bitte beachtet dennoch, dass 15:00 Uhr als offizielle Check-in-Zeit gilt. In jedem Fall aber wird Euer Gepäck früher entgegengenommen.
Ihr solltet je nach Abholzeiten spätestens 30 Minuten vor Abfahrt am Hotel sein, um Check-in, Gepäckabgabe und einen pünktlichen Start zu gewährleisten. Die Busse warten nicht auf Nachzügler.
Eine Übersicht über die Hotel-Adressen findet Ihr hier.
Alle gebuchten Hotels sind barrierefrei, jedoch nicht alle Zimmer.
Wer besondere Anforderungen an ein barrierefreies Zimmer hat, meldet sich bitte bei oneteamexperience.de@soprasteria.com
Akkreditierung:
Einlass ist ab 14:00 Uhr, das Tagungsprogramm beginnt um 16:00 Uhr. Während der Akkreditierungsphase halten wir Snacks und Getränke bereit. Der Tagungsteil ist bis 19:30 Uhr geplant. Der Dresscode ist Smart Casual.
Vor Ort haltet bitte den QR-Code aus der Einladungs-E-Mail bereit, um einen schnellen Einlass zu ermöglichen.
Wir versenden die QR-Codes ein paar Tage vor der Veranstaltung.
Abendveranstaltung:
Im Anschluss an die Tagung laden wir Euch zur Abendveranstaltung ab 19:30 Uhr ein.
An den Buffets findet Ihr Informationen zu Allergenen und Inhaltsstoffen. Gern könnt Ihr auch unsere Köche ansprechen.
Für die Rückfahrt von der Barclays Arena bieten wir von 22:00 bis 24:00 Uhr im 60-Minuten-Takt und von 0:30 bis 3:00 Uhr im 30-Minuten-Takt Rückshuttles zu allen Hotels und zum Hamburger Hauptbahnhof an.
Zudem bringt Euch ein HVV-Bus der Linie 380 ab 21:00 bis 3:00 Uhr im 30-Minuten-Takt von der Haltestelle "Arenen" zur S-Bahnstation "Stellingen".
Wichtig ist, dass Ihr Euch dafür bei der Registrierung angemeldet habt. Für die jeweiligen Routen beachtet bitte die Aushänge und Farbkennzeichnungen im Abfahrtsbereich.
Bitte habt Verständnis, dass Taxifahrten vom Büro/Hotel zur Location oder in die Gegenrichtung nicht erstattet werden.
Barrierefreiheit:
Unser Veranstaltungsort ist barrierefrei, das gilt auch für die Waschräume. Gesonderte Parkplätze und ein Fahrstuhl sind ebenfalls vorhanden. Gerne teilen wir Hostessen ein, die beim Check-in, Platzfinden etc. helfen.
Geht bei Fragen oder Bedarfen, wie beispielsweise barrierefreien Shuttles, gerne auf Kathrin Lampe als Schwerbehindertenvertretung zu. Von ihr erhaltet Ihr außerdem eine gesonderte E-Mail.
Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung:
Zeiterfassung Arbeitszeit:
Für alle gilt:
In Record Activity müssen die Zeiten auf Training Eurer BU gebucht werden. Hier unbedingt den Trainingsnamen „One Team Experience“ als Freitext eingeben.
Als Arbeitszeit können nur die 3,5 Stunden des Tagungsteils von 16:00 bis 19:30 Uhr angerechnet werden.
In der Data Factory/V2 müsst Ihr die Zeiten auf Training Eurer BU buchen (gilt nicht für die bulgarischen Kolleginnen und Kollegen).
Zeiterfassung Reisezeiten:
Bitte plant für diesen Tag insgesamt nicht mehr als 10 Stunden Arbeitszeit ohne Reisezeit ein.
Für die Kolleginnen und Kollegen der Sopra Steria SE gelten für die Reisezeit die Bestimmungen der GBV-Arbeitszeitregelung
Business: Als zu verbuchende Arbeitszeit wird der Teil der Richtreisezeit gewertet, der 8 Stunden Richtreisezeit pro Arbeitswoche übersteigt.
Corporate: Die Richtreisezeit kann als Arbeitszeit angerechnet werden.
Für die Kolleginnen und Kollegen der it-economics gilt der Samstag allgemein als Freizeit. Das bedeutet, dass weder Arbeits- noch Reisezeit erfasst werden können. Für die Buchung der Reisezeit gelten die Bestimmungen der Reisezeitenrichtlinie der it-economics (Bulletpoints 1–4). Zusätzlich gilt, dass maximal 4,5 Stunden Reisezeit für den Freitag erfasst werden dürfen.
Reisekosten:
Sopra Steria zahlt folgende Reisekosten direkt: An-/Abreise per Bahn, Bus-Shuttle, Bewirtung und Verpflegung sowie Hotelübernachtung. Sollten darüber hinaus weitere Reisekosten für Euch angefallen sein, erstellt bitte eine Reisekostenabrechnung über SAP Concur (Eure BU/Training, „One Team Experience“). Es gelten die Regelungen der Travel Policy.
Für Studierende gilt: Die Teilnahme ist freiwillig und liegt außerhalb der Arbeitszeit. Es gilt die o. g. Regelung zur Reisekostenabrechnung.
Deutsche Bahn Veranstaltungsticket:
Ihr reist mit dem Zug an? Mit dem Veranstaltungsticket der Bahn für 99,90 Euro (1. Klasse, inklusive Sitzplatz) je Strecke kommt Ihr wunderbar zu unserer OTE und wieder zurück. Die Preise gelten unabhängig von der Reisestrecke. Diese zusätzliche Ticketoption ist in unserem Bahn-Firmen-Account (Buchung ohne Bahncard) zu finden, sobald Ihr Eure Reise für die Veranstaltungswoche bucht. Bitte prüft, ob das Ticket die für Euch wirtschaftlich günstigste Lösung ist, und bucht bereits bestehende Bahnfahrten ggf. noch entsprechend um. Ein Umtausch oder eine Erstattung ist bis einschließlich zum 1. Geltungstag gegen ein Entgelt i. H. v. 19 Euro pro Fahrkarte möglich. Nach dem 1. Geltungstag sind Umtausch oder Erstattung ausgeschlossen. Sitzplatzreservierungen werden nicht erstattet.
Wichtig: Habt während der Fahrt bitte Eure Anmeldung für die One Team Experience dabei, da diese gemeinsam mit dem Ticket vorzuzeigen ist.
Vorab-Meetings:
Bitte habt Verständnis dafür, dass wir Euch nicht bei der Planung von Meetings am Vortag oder Vormittag des 14. Juni 2024 unterstützen können. Diese müsst Ihr eigenständig organisieren.
Bedenkt, dass die Busse am Freitag ab 12:30 Uhr an Eurem jeweiligen Abholort starten und alle Kolleginnen und Kollegen ausreichend Zeit für die Anreise zum Hotel und den Check-in benötigen.
Neueintritte:
Neueintritte werden uns sukzessive von HR gemeldet und nachgeladen. Ihr müsst uns nicht informieren, wenn Ihr neue Kolleginnen oder Kollegen einstellt.
Absage:
Es ist wichtig, dass Ihr uns auch mitteilt, wenn Ihr nicht teilnehmen könnt. Eure Absage ermöglicht uns eine genaue Planung aller Ressourcen.
Bei Fragen steht Euch das Organisationsteam unter oneteamexperience.de@soprasteria.com gerne zur Verfügung.
Viele Grüße
Eure #ote2024-Organisation